Wyjazdy zagraniczne - doktorant, student lub osoba niebędąca pracownikiem UAM

Etap 1 – zgłoszenie wyjazdu oraz zakup biletu, wizy i ubezpieczenia, realizowane są w Centrum Wsparcia Współpracy Międzynarodowej w  Sekcji obsługi przyjazdów i wyjazdów zagranicznych.

Etap 2 -  pobranie i rozliczenie zaliczki, realizowane są w Centrum Finansowo-Księgowym w Sekcji Finansowej

ETAP 1 - bilety, wizy, ubezpieczenie, samochód prywatny

Planujący podróż zagraniczną: doktorant, student lub osoba niebędąca pracownikiem UAM, ale realizująca zadania rzecz uczelni, zobowiązany jest do złożenia w Sekcji obsługi przyjazdów i wyjazdów zagranicznych formularza Skierowanie na podróż zagraniczną stanowiącym Załącznik nr 4 wraz z niezbędnymi akceptacjami: dysponenta środków oraz zatwierdzającego wyjazd).

W związku z niestabilną sytuacją epidemiczną na świecie, zalecamy zapoznanie się z informacjami nt. sytuacji epidemiologicznej i warunków wjazdu do kraju docelowego podróży i krajów tranzytowych oraz zachowanie ostrożności w związku z ryzykiem wynikającym z podróży zagranicznych.

Wypełniony dokument należy przekazać w wersji papierowej z oryginalnymi podpisami do Sekcji obsługi przyjazdów i wyjazdów na adres: Collegium Martineum, ul. Św. Marcin 78  lub  jako dokument elektroniczny, podpisany za pomocą podpisów kwalifikowanych, poprzez system EZD, do osoby odpowiedzialnej najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży.

Osoby odpowiedzialne z podziałem na cel podróży:

Monika Szymaniak (mszymani@amu.edu.pl, tel. 4437) – Afryka, Ameryka, Australia i Oceania, Austria, Azja, Bałkany (poza Bułgarią), Cypr, Malta, Niemcy, Słowenia, kraje Skandynawskie.

Martyna Hołderny (martyna.holderny@amu.edu.pl, tel. 4432) – Armenia, Azerbejdżan, Belgia, Białoruś, Bułgaria, Czechy, Estonia, Francja, Gruzja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Japonia, Kazachstan, Kirgistan, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Mołdawia, Portugalia, Rosja, Rumunia, Słowacja, Szwajcaria, Tadżykistan, Ukraina, Uzbekistan, Węgry, Wielka Brytania.

Zofia Plewa (zofia.plewa@amu.edu.pl, tel. 4068) – Włochy.

BILETY

W wyniku rozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego na usługi związane z wyjazdami doktorantów i studentów za granicę w dn. 28.03.2023 została zawarta umowa z biurem WhyNotTravel w konsorcjum z BLUE SKY TRAVEL Spółka z o.o. mającym siedzibę w Poznaniu, ul. Roosevelta 2.

W celu dokonania zakupu biletu lotniczego, kolejowego lub autokarowego, planujący podróż kontaktuje się z biurem podróży BLUE SKY TRAVEL, gdzie dokonuje rezerwacji biletu, następnie przekazuje Sekcji obsługi przyjazdów i wyjazdów zagranicznych UAM informację o dokonanej rezerwacji, na podstawie której  Sekcja wysyła zlecenie na zakup biletów.

Biuro podróży dokonuje zakupu danego biletu, przesyła bilet elektroniczny (bilety lotnicze, kolejowe lub autokarowe) lub bilet papierowy (o ile jest wystawiany) do CWWM. Fakturę za bilet biuro podrózy przesyła bezpośrednio do Sekcji w celu dalszego procedowania.

Studenci, doktoranci i osoby niebędące pracownikami UAM są zobowiązane do zakupu biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych w biurze podróży, z którym Uniwersytet zawarł w tym przedmiocie odpowiednią umowę.

Kontakt z WhyNotTravel / Blue Sky Travel pod wspólnym nr telefonu:  61 841 09 00 lub adresem e-mail:  biletylotnicze@bluesky.pl, a w sprawach biletów kolejowych i autobusowych: logistyka@bluesky.pl.

W ramach nowej umowy z WhyNotTravel / Blue Sky Travel pobierane są opłaty za usługę wystawiania biletów lotniczych (transaction fee):

• Wysokość opłaty transakcyjnej za wystawianie 1 biletu lotniczego międzynarodowego - 60,00 zł
• Wysokość opłaty transakcyjnej za wystawianie 1 biletu lotniczego krajowego - 10,00 zł
• Wysokość opłaty transakcyjnej za wystawianie 1 biletu kolejowego - 10,00 zł
• Wysokość opłaty transakcyjnej za wystawianie 1 biletu autokarowego - 10,00 zł
• Wysokość opłaty za wizowanie 1 paszportu - 95,01 zł

Dopuszcza się zakup biletu dla studenta, doktoranta lub osoby niebędącej pracownikami UAM z pominięciem biura podróży, o którym mowa wyżej, jedynie w udokumentowanych przypadkach, gdy bilet zakupiony w biurze, z którym Uniwersytet zawarł odpowiednią umowę byłby droższy lub gdy biuro nie może zrealizować zamówienia.  Zgodę na zakup biletu poza przetargiem wydaje kierownik jednostki.

Zgodnie z zapisami umowy z WhyNotTravel / Blue Sky Travel, w przypadku znalezienia (w dniu zgłaszania zapytania) tańszego biletu na tę samą trasę (całkowitej ceny biletu niższej niż oferowana przez WhyNotTravel / Blue Sky Travel) w ofercie innego przewoźnika lub w sprzedaży bezpośredniej, Blue Sky zobowiązane jest do sprzedaży biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej oferowanej ceny.

Numer emergency WhyNotTravel / Blue Sky Travel

W razie potrzeby zgłoszenia nagłych i awaryjnych sytuacji, związanych z planowaną podróżą poza godzinami pracy Biura Blue Sky Travel (tj. w dni powszednie od godziny 18:00 danego dnia do 8:00 rano dnia następnego oraz  w weekend od godziny 18:00 w piątek - do poniedziałku, do godziny 8:00), możliwy jest kontakt z numerem alarmowym (emergency) 570 055 600, w szczególności w przypadku:

• nagłej potrzeby zmiany wylotu (zmiana planów), jeśli wylot jest zaplanowany w niedzielę lub w poniedziałek rano przed pracą biura lub w inne dni po pracy biura;
• braku biletu, gdy Pasażer jest na lotnisku i okazuje się, że Pasażera nie ma na liście, a był przekonany, że bilet został wykupiony;
• konieczności nagłego wystawienia nowego biletu, anulowania wystawionego biletu, zmiany posiadanego biletu pod kątem aktualizacji planów podróży.

Kontaktując się z dyżurującymi pod numerem telefonu emergency należy podać informację, iż UAM posiada podpisaną Umowę o współpracy z Blue Sky Travel.

Bardzo prosimy o korzystanie z numeru alarmowego wyłącznie w przypadku zgłaszania pilnych i nagłych problemów związanych z podrożą.

Wizy

Osoby wyjeżdżające do krajów objętych obowiązkiem wizowym formalności wizowe mogą załatwiać za pośrednictwem biura BLUE SKY TRAVEL Spółka z o.o. (logistyka@bluesky.pl) lub osobiście w działach wizowych ambasad i konsulatów.

Ubezpieczenie

Wszystkie osoby wyjeżdżające zagranicę muszą posiadać ubezpieczenie obejmujące w szczególności pokrycie kosztów leczenia w związku z nagłym zachorowaniem lub nieszczęśliwym wypadkiem w czasie podróży i całego okresu pobytu za granicą oraz odpowiedzialności cywilnej.

Koszty ubezpieczenia wyjazdów zagranicznych pracowników trwających do 30 dni finansowane są ze środków ogólnych UAM. Koszty ubezpieczenia wyjazdów pracowników  powyżej 30 dni oraz wyjazdy doktorantów, studentów i osób spoza UAM mogą być finansowane z innych środków za zgodą dysponenta tych środków. W przypadku braku finansowania osoba  wyjeżdżająca musi podpisać oświadczenie o wypełnieniu obowiązku ubezpieczenia we własnym zakresie i na własny koszt.

W wyniku rozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego na usługi związane z ubezpieczeniem wyjazdów  pracowników, doktorantów i studentów za granicę została zawarta umowa z  Wiener Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. Vienna Insurance Group z siedzibą w Warszawie, ul. Wołoska 22A, 02-675 Warszawa.

W przypadku wyjazdów dłuższych niż 30 dni, zakup polisy na kolejne dni należy sfinansować z innych źródeł; możliwe jest wykupienie ubezpieczenia w ramach zawartej przez UAM umowy z Wiener Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. w cenie 3 PLN za jeden dzień ochrony ubezpieczeniowej.

Ogólne warunki ubezpieczenia są dostępne TUTAJ.

PODRÓŻ SŁUŻBOWA PRYWATNYM SAMOCHODEM

Zgodnie z Zarządzeniem na wniosek pracownika możliwe jest użycie prywatnego samochodu do celów odbycia  zagranicznej podróży służbowej po uzyskaniu zgody właściwego prorektora. Niezbędnymi dokumentami w tym przypadku są: Wniosek o wyrażenie zgody na użycie prywatnego samochodu  (Załącznik nr 10) oraz Ewidencja przebiegu pojazdu  (Załącznik nr 11)

Doktorant /student/ osoba niebędąca pracownikiem UAM w celu uzyskania zaliczki pieniężnej na zagraniczną podróż służbową zobowiązany jest do złożenia w Sekcji Finansowej Skierowania na podróż zagraniczną (załącznik nr 4) oraz Umowy o finansowaniu podróży (załącznik nr 6) najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży służbowej. Pobraną zaliczkę należy rozliczyć nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej na druku Rozliczenie zaliczki z zagranicznych środków płatniczych (Załącznik nr 7),  do którego niezbędne jest dołączeniePotwierdzenia wykonania zadania (Załącznik nr 9).

ENGLISH version of "załącznik nr 4" - HERE! (coming soon)

ENGLISH version of "załącznik nr 6" - HERE! (coming soon)

Po powrocie z podróży zagranicznej, rozliczenie delegacji realizują pracownicy Centrum Finansowo-Księgowego w Sekcji Finansowej:

Urszula Kliś (e-mail: urskli@amu.edu.pl, tel. 4142),

i Anna Kańduła (e-mail: anna.kandula@amu.edu.pl tel. 4151).

Przydatne linki  i strony:

Informacje o wymaganiach wizowych https://www.gov.pl/web/dyplomacja/wizy

Wykaz polskich przedstawicielstw na świecie https://www.gov.pl/web/dyplomacja/polskie-przedstawicielstwa-na-swiecie

Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej  z załącznikiem o wysokości diet za dobę podróży służbowej oraz limitu za nocleg w poszczególnych państwach  TUTAJ